Datenschutzerklärung MS Forms
Datenschutzerklärung für die Nutzung von Microsoft Forms im schulischen Kontext
Stand: 23.05.2023
Die folgende Datenschutzerklärung informiert Sie über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Microsoft Forms im schulischen Kontext gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.
- Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Forms ist:
Norbert Verch (Schulleiter)
Jens Schulenburg (stellvertretender Schulleiter)
Galenstraße 40-44
13597 Berlin
Telefon: (030) 33 09 65 – 3
E-Mail: freiherr-vom-stein-gymnasium@t-online.de
- Erhobene Daten und Verarbeitungszweck
Beim Einsatz von Microsoft Forms können verschiedene Arten von personenbezogenen Daten erhoben werden, abhängig von den Fragen und Inhalten, die in den Formularen enthalten sind. Typischerweise können folgende Datenkategorien erhoben werden:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Antworten auf Fragen und Feedback
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für den Zweck verwendet, für den das entsprechende Formular erstellt wurde. Dies kann beispielsweise die Durchführung von Umfragen, Quizzen, Registrierungen oder Feedback-Erhebungen umfassen. Die Daten dienen ausschließlich schulischen und pädagogischen Zwecken und werden nicht zu anderen Zwecken verwendet, sofern nicht ausdrücklich angegeben oder von den Betroffenen autorisiert.
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der rechtlichen Verpflichtung zur Durchführung schulischer Aufgaben, die in öffentlichem Interesse liegen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e DSGVO).
- Empfänger der Daten
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur innerhalb der Schule oder Bildungseinrichtung verwendet und an die zuständigen Lehrkräfte und Administratoren weitergegeben, die für die Bearbeitung der jeweiligen Formulare und die entsprechenden Zwecke verantwortlich sind.
Es ist zu beachten, dass Microsoft als Anbieter von Microsoft Forms als Auftragsverarbeiter handelt und Zugriff auf die erhobenen Daten haben kann. Microsoft verarbeitet die Daten gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen und hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit und den Schutz der Daten zu gewährleisten.
- Datenübermittlung an Dritte
Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, es sei denn, dies ist zur Erfüllung schulischer Aufgaben oder zur Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich. In solchen Fällen werden angemessene Maßnahmen ergriffen, um den Schutz und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
- Speicherdauer der Daten
Die personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder solange dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Ablauf der Speicherfristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, so dass sie nicht mehr einer identifizierten oder identifizierbaren Person zugeordnet werden können.
- Rechte der betroffenen Personen
Gemäß der DSGVO haben die betroffenen Personen bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch gegen die Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
Um diese Rechte wahrzunehmen oder bei Fragen und Anliegen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können sich betroffene Personen an den Verantwortlichen oder an den Datenschutzbeauftragten der Schule wenden.
- Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten und sie vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch oder Zerstörung zu schützen. Diese Maßnahmen umfassen unter anderem den Einsatz von Firewalls, Verschlüsselungstechnologien und Zugangskontrollen.
- Änderungen der Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern oder anzupassen, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen oder Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website verfügbar.
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzerklärung nur für die Nutzung von Microsoft Forms im schulischen Kontext gilt. Wenn andere Online-Dienste oder Plattformen verwendet werden, gelten möglicherweise separate Datenschutzbestimmungen.
Berlin, 23.05.2023